6. Unternehmensnetz schützen: Je mehr integrierte Antiviren- und Anti-Spam-Funktionen eine Groupware-Lösung von Haus aus mitbringt, desto sicherer ist das Unternehmensnetz vor Bedrohungen geschützt, die von außen durch E-Mails oder Spam eindringen können. Achten Sie daher nicht nur auf die Auswahl einer leistungsstarken Antiviren-Engine, sondern auch auf weitere Optionen wie die Verzögerung der SMTP-Begrüßung und SPF-Verifizierung (Sender Policy Framework). So minimieren Sie die Menge der eingehenden Spam-Nachrichten und damit auch das Sicherheitsrisiko für Ihr Unternehmen.
7. Daten sichern: Viele Groupware-Lösungen bieten keine Funktionen zur Archivierung, Sicherung und Wiederherstellung von Daten an. Sie müssen dann zusätzlich angeschafft werden. Wählen Sie lieber Lösungen, die diese Funktionen von Haus aus mitbringen. Das gilt insbesondere für Unternehmen die Compliance-Anforderungen unterliegen und sämtliche ein- und ausgehende E-Mails speichern müssen.
8. Gesamtkosten vergleichen: Berücksichtigen Sie immer die ‘Total Cost of Ownership’ einer Groupware. Dazu gehören neben den Initialkosten für Hard- und Software sowie Schulungen auch die Kosten für die Administration. Die Frage nach Referenzinstallationen liefern Ihnen vor allem für eine Einschätzung der Folgekosten gute Anhaltspunkte.
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