Wie der Digital Workplace die Work-Life-Balance von Mitarbeitern bestimmt

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Jean-Denis Garo, der Autor dieses Gastbeitrags, ist International Integrated Marketing Director bei Mitel (Bild: Mitel)

Abschalten – wirklich offline sein – scheint in der modernen Arbeitswelt für viele nur Wunschdenken zu sein. Deshalb lohnt es sich, das Gleichgewicht zwischen beruflichem Streben nach höherer Effizienz und Produktivität im Unternehmen einerseits und den persönlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter andererseits genauer unter die Lupe zu nehmen, wie Jean-Denis Garo, International Integrated Marketing Director bei Mitel, in diesem Beitrag empfiehlt.

Die unumgängliche digitale Transformation von Unternehmen als „neue Normalität“, die Integration neuer Mitarbeitergenerationen und die kosteneffiziente Reorganisation von Arbeitsplätzen mit flexiblen Arbeitsplätzen oder Großraumbüros machen eine Neudefinition der Arbeitsorganisation und des (digitalen) Arbeitsplatzes notwendig.

Weil ein Abschalten – wirklich offline sein – in der modernen Arbeitswelt nur Wunschdenken zu sein scheint, ist es notwendig, das Gleichgewicht zwischen beruflichem Streben nach höherer Effizienz und Produktivität im Unternehmen einerseits und den persönlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter andererseits genauer zu betrachten. Dabei spielt das Management-Team in Unternehmen eine entscheidende Rolle.

Jederzeit verfügbar zu sein ist zur neuen Norm geworden

Die Anthropologin Stefana Broadbent erklärt in ihrem Buch „Intimacy at Work“*, dass jeder neue Kommunikationskanal erst verzögert von seinen Nutzern akzeptiert wird, weil diese es schwierig finden, ihre eigene Verfügbarkeit zu verwalten. Dies sei ein Phänomen, das die Angst widerspiegelt, „zu verfügbar, zu erreichbar und zu einfach bei der Arbeit zu unterbrechen“ zu sein.

Unter diesen neuen Kanälen sei „Instant Messaging damals als ein sehr störender Kanal“ erschienen, „weil es die Idee etablierte, in ständigem Kontakt mit anderen zu sein.“

Die heutige „asap“-Kultur (as soon as possible) gedeiht jedoch in der Geschäftswelt und vermittelt aufgrund der unmittelbaren Natur der Kommunikation ein Gefühl der Unmittelbarkeit und Dringlichkeit. Die Lage wird durch die große Präsenz sozialer Medien, die ständig schnelle Reaktionen erfordern, noch weiter verschärft.

Das Ergebnis: eine neue Angst namens „FOMO“ (fear of missing out). Dieses ungute Gefühl etwas zu verpassen, lässt uns danach streben, jederzeit online und erreichbar zu sein. Mobiltelefone, deren Nutzer dieses Gefühl häufig nur zu gut kennen, wirken hier wie ein Brandbeschleuniger: Laut Deloitte** prüften US-Amerikaner im Jahr 2018 ihr Smartphone durchschnittlich sogar 52 Mal pro Tag auf neue Benachrichtigungen.

Es gilt, die richtige Balance zwischen Abschalten und ständiger Erreichbarkeit zu finden. Um das eigene Online-Verhalten zu kontrollieren, bietet das iPhone beispielsweise die Möglichkeit, die Bildschirmzeit pro Anwendung in Echtzeit und die Anzahl der erhaltenen Benachrichtigungen pro Stunde nachzuverfolgen.

„Smartphone-abhängige“ Nutzer

Das Smartphone ist ein gutes Beispiel, um diese Entwicklung zu veranschaulichen. Wir nutzen es, um Fotos und Videos aufzunehmen, zur Unterhaltung, zur (Video-)Telefonie, zum Bezahlen, Navigieren und Wecken – und natürlich zum Kommunizieren per Sprache, Text und Video. Ob privat oder im Beruf – der Bildschirm ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Alltags geworden.

Eine Studie von B2X, die 2017 in fünf Ländern durchgeführt wurde, zeigte unter anderem, dass elf Prozent der US-Amerikaner lieber ihren Partner für einen Monat verlassen würden, als ihr Handy zu verlieren. 56 Prozent aller Befragten würden ihr Smartphone auch nicht gegen eine zehnprozentige Gehaltserhöhung eintauschen und jeder zweite würde nicht einmal für einen zusätzlichen Monat Urlaub seinem Smartphone abschwören.

Auch die Mittagspause kommt heute immer seltener ohne Blick aufs Diensthandy aus. Und selbst der Plausch unter Kollegen an der Kaffeemaschine findet selten ohne Smartphone in der Hand statt.

Dieses Vermischen von Beruf und privaten Momenten ist auch die Folge der dauerhaften Unterbrechung durch Push-Benachrichtigungen, immer längerer Arbeitszeiten, der Telearbeit und der Entwicklung von Flex-Office-Strategien.

Damit nimmt der sogenannte digitale Arbeitsplatz einen immer größeren Raum ein.

Die Neudefinition des Digital Workplace

Wie sieht die Work-Life-Balance in einer Zeit der Hyper-Konnektivität aus, in der wir permanent durch Push-Benachrichtigungen an den Schreibtisch zurückversetzt werden? Unternehmen streben danach, bei Arbeitszeit und -ort immer flexibler zu sein und Mitarbeitern zu ermöglichen, den für sie richtigen Rhythmus zu finden.

Die Technologie dafür ist zweifellos vorhanden, aber die Voraussetzungen ihres Gebrauchs müssen geregelt werden. Bei diesem Thema spielt das Management die entscheidende Rolle. Ein CIO könnte im Unternehmen Regeln für den sinnvollen Einsatz solcher neuen Tools aufstellen oder deren Anzahl begrenzen. Diese Neudefinition des Arbeitsplatzes bzw. des Digital Workplace ist ein hervorragender Anlass, um das eigene Verhältnis zur Arbeit zu überdenken.

Da die Work-Life-Balance zu einem der Hauptanliegen von Personal- und Führungskräften geworden ist, ist es wichtig, bei diesem Prozess die Regeln für den Einsatz von Kommunikationsmitteln festzulegen und Abteilungen bei diesem digitalen Wandel zu unterstützen, der in vielfacher Hinsicht gravierende Änderungen für den Arbeitsalltag bedeutet.

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