E-Rechnung: Tipps für den Umstieg

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Täglich gehen in deutschen Unternehmen Millionen Rechnungen ein. Nach Angaben des finnischen Dokumenten- und Informationslogistikers Itella kann eine verarbeitete Papier-Eingangsrechnung mehr als 10 Euro kosten. Das Unternehmen empfiehlt eine Digitalisierung des Rechnungseingangs und hat dafür Tipps veröffentlicht.

Weitere Vorteile der Digitalisierung sind laut Itella eine zuverlässigere Einhaltung von Skontofristen und reduzierte Mahngebühren. Eine digitalisierte Rechnung könne in einem Prozess bearbeitet, zur Freigabe übergeben und automatisch in das Buchhaltungssystem eingespielt werden.

Voraussetzung hierfür sei, dass alle Rechnungen eines Unternehmens in einem einheitlichen Datenstrom vorliegen und entsprechende Tools zur Weiterverarbeitung installiert sind. Selten jedoch hätten zwei Unternehmen – Kunde und Lieferant – gleichzeitig die Idee, komplett auf elektronische Rechnungen umzustellen. Die folgenden Tipps können Unternehmen bei der Umgestaltung des Rechnungseingangs und der Anbindung der Lieferanten helfen:

Strategie entwickeln: Wie soll Ihr Rechnungseingang in einem, in zwei oder vielleicht in drei Jahren aussehen? Setzen Sie sich realistische Ziele und entwickeln Sie Ihre individuelle Strategie, um diese zu erreichen. Priorisieren Sie dabei die Lieferanten, die Sie zur Mitarbeit gewinnen möchten. Versetzen Sie sich in deren Lage; einige werden sich schneller auf Ihre Argumente einlassen können als andere. Überzeugen Sie insbesondere Ihren Einkauf von den Vorteilen des Projekts für das Gesamtunternehmen. Er hat den direkten Draht zum Lieferanten. Ergreifen Sie gemeinsam Chancen bei Preis- und Vertragsverhandlungen.

Realistisch bleiben: Egal was Sie Ihren Lieferanten anbieten oder von Ihnen verlangen, Sie sollten immer einen Ausweichplan haben, wie Sie für sich die Prozesse auch dann optimieren können, wenn ein Lieferant nicht mitmacht. Denn Sie werden in keinem Fall alle Ihre Lieferanten auf einen Schlag von elektronischen Rechnungen überzeugen können. Machen Sie daher auch das Papier effizient. Scannen Sie Papierrechnungen zur weiteren Verarbeitung ein. Papierberge durchs Unternehmen zu lotsen, ist weder zeitgemäß und effizient.

Langfristig planen: Warum sollten Sie heute Scanner kaufen, wenn Sie morgen e-Rechnungen empfangen wollen? Ein On-Demand-Dienstleister kann eine Alternative sein. Brauchen Sie heute ein ausgefeiltes Workflow-System, wenn Sie morgen Rechnungs- und Wareneingangsdaten automatisch matchen wollen? Am Markt sind auch kostengünstige ASP-Tools (Application Service Providing) verfügbar. Und müssen Sie wirklich alle Module und Technologien von Tag eins an einsetzen?