FAQ zum ELENA-Verfahren

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ELENA, der ‘Elektronische Entgeltnachweis’, wird ab dem 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtend. ELENA soll die Lücke zwischen der elektronischen Personalverwaltung in den Betrieben und der elektronischen Sachbearbeitung in den Behörden schließen.

In Deutschland verschicken die Arbeitgeber jeden Monat 60 Millionen Bescheinigungen, mit denen Behörden und Versicherungen die Höhe von Rente, Arbeitslosengeld, Wohngeld und Elterngeld berechnen. Bisher wurden die Bescheinigungen auf Papier ausgestellt – das ändert sich mit dem ELENA-Verfahren. Das Software-Unternehmen Lexware hat zu ELENA Frequently Asked Questions (FAQ) veröffentlicht:

Was ist ELENA?

ELENA bedeutet ‘Elektronischer Entgeltnachweis’. Der Arbeitgeber ist ab 1. Januar 2010 dazu verpflichtet, die Daten für jeden Mitarbeiter für jeden Monat an die zentrale Speicherstelle elektronisch zu übermitteln.

Was bedeutet ELENA für den Arbeitgeber?

Mit ELENA melden die Arbeitgeber künftig monatlich Stamm- und Lohndaten online an die Zentrale Speicherstelle (ZSS), die bei den Rentenversicherungsträgern angesiedelt ist. Ab 2012 entfallen dann nach und nach die manuell auszufüllenden Bescheinigungen.

Ist ELENA sicher?

Der Arbeitgeber bekommt künftig keine Informationen mehr darüber, ob und welche Sozialleistungen Mitarbeiter beantragt haben oder beziehen. Die Daten über die Arbeits- und Einkommensverhältnisse werden verschlüsselt an die ZSS übermittelt und pseudonymisiert gespeichert. Freigeschaltet werden können sie nur mit Zustimmung der Bürger. Als Türöffner dient eine qualifizierte Signaturkarte (zum Beispiel digitaler Personalausweis, Bank- oder Gesundheitskarte).

Sind alle Daten ab 2010 elektronisch verfügbar?

Das ELENA-Verfahren wird schrittweise eingeführt. Die erste Stufe, die elektronische Übermittlung der Entgeltnachweise an die ZSS, tritt zum 1. Januar 2010 in Kraft. In der zweiten Phase, ab dem 1. Januar 2012, werden die Daten von der ZSS automatisch abgerufen. Zunächst werden fünf Papier-Bescheinigungen durch ELENA ersetzt. Hierzu gehören die Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen, Auskünfte über die Beschäftigung und den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag sowie Einkommensnachweise. Damit entfällt dann auch für die Arbeitgeber die Pflicht zur Ausstellung dieser Papier-Bescheinigungen.