IT-Kosten: Sechs Wege durch das Dickicht

Lutz Pössneck,

Nach einer Studie der Unternehmensberatung Trigonum ist es um die Transparenz der IT-Kosten in den Unternehmen schlecht bestellt. Zwei von fünf der Firmen bezeichnen die Transparenz der IT-Kosten demnach als unbefriedigend – jeder sechste IT-Manager bewertet sie als sehr optimierungsbedürftig.

  • Ermittlung sämtlicher Aufwände und Kosten, die im Zusammenhang mit der Realisierung der Produkte/Services entstehen. Ein genauer Blick auf die IT-Servicekosten führt vielfach zu sehr überraschenden Ergebnissen, weil bei einer konkreten Analyse plötzlich Aufwendungen zutage treten, die selten bewusst wahrgenommen wurden oder sich in einer unerwarteten Größenordnung präsentieren. Deshalb muss das Prinzip gelten, im Interesse einer aussagefähigen wirtschaftlichen Bewertung die Kostenstrukturen äußerst differenziert darzustellen und nicht an Details zu sparen. Insbesondere gilt es, die mit den IT-Services in Zusammenhang stehenden komplementären Aufwendungen genau zu identifizieren. Ebenso sind die bestehenden Outsourcing- und Dienstleistungsverträge genau unter die Lupe zu nehmen, weil sie erfahrungsgemäß einen Fundus unzureichend eingeschätzter Kosten beinhalten.

  • Ein modernes und effizientes Kostenmanagement verlangt die Unterstützung entsprechender Tools. Die Darstellung der Aufwendungen für Personal, Produkte und Dienstleistungen sind sowieso schon sehr komplex. Aber werden weitere Analysedimensionen wie etwa die strategische Bedeutung bestimmter Investitionen, das Verhältnis von Kostenaufwand und Nutzen herangezogen, droht das Kostenmanagement im Dickicht der Zahlen und Bewertungsparameter zu versinken. Spezialisierte Tools, auch wenn sie in ihrer Funktionalität und Analysemethodik meist nicht optimal konzipiert sind, unterstützen bei den wesentlichen Aufgaben. Sie bieten zumindest Hilfestellungen zur systematischen Vorgehensweise und übersichtlichen Darstellung der Kennzahlen. Gleichzeitig mindern solche Tools den Aufwand.

  • Über regelmäßige Benchmarks und Ausschreibungen das Kostenniveau ermitteln, um hieraus gezielt Einsparpotenziale abzuleiten. Nichts ist für die wirtschaftliche Effizienz gefährlicher als die Gewohnheit. Gehen Aufträge immer an die Adresse der gleichen Lieferanten und Dienstleister, sprechen zwar oftmals Qualitäts- und Flexibilitätsgründe für ein solches Vorgehen. Aber die Kosteneffizienz droht dadurch oftmals auf der Strecke zu bleiben. Deshalb müssen regelmäßige Vergleiche als selbstverständliche Prozesse installiert werden, damit keine heimlichen Kostenspiralen entstehen. Ein guter Weg hierfür sind Ausschreibungen, über die sich praktikable Orientierungshilfen zu marktaktuellen wirtschaftlichen Größen erzeugen lassen. Geht es um intern entstehende Kosten, bedarf es systematischer Benchmark-Projekte, die zumindest exemplarisch durchgeführt werden sollten. Hierbei ist aber darauf zu achten, dass sie keine Alibi-Funktion haben, sondern einen ernsthaft angelegten Kosten- und Leistungsvergleich verfolgen.